Changer un utilisateur de Business Unit sans perdre ses rôles dans Dynamics 365

Dans la vie d’une organisation, il est courant qu’un commercial change de division ou de pays (un VIE par exemple).

👉 Un collaborateur rejoint une nouvelle équipe.
👉 Un portefeuille client est transféré d’une BU à une autre.

Dans Dynamics 365, ce changement se traduit par une modification de la Business Unit (BU) de l’utilisateur.

Mais attention ⚠️ : si vous n’avez pas configuré correctement certains paramètres, cela peut avoir des conséquences.

Le problème

Lorsqu’on change un utilisateur de Business Unit, deux comportements “par défaut” posent souvent problème :

• Suppression des rôles de sécurité

  Dès que l’utilisateur passe dans une autre BU, tous ses rôles sont retirés.

  Résultat : l’utilisateur perd ses accès et ne peut plus travailler.*

• Migration des enregistrements vers la nouvelle BU

  Tous les enregistrements dont l’utilisateur est propriétaire (comptes, opportunités, activités…) changent également de BU.

  Cela peut casser la cohérence de la donnée et vos règles de gouvernance.

Bref, un simple changement administratif peut se transformer en cauchemar opérationnel.

La solution : deux paramètres OrgDBSettings à connaître

Heureusement, Dynamics 365 vous laisse la possibilité d’adapter ce comportement grâce aux OrgDBSettings (voir article sur OrgDBSettings).

1. Ne pas déplacer automatiquement les enregistrements

Le paramètre à modifier est :

Démarquez-vous

Quel que soit le cas, la façon dont vous racontez votre histoire en ligne peut faire toute la différence.

👉 Mettez-le à False.
Ainsi, lorsqu’un commercial change de BU, ses comptes et opportunités restent rattachés à leur BU d’origine.

2. Ne pas supprimer les rôles au changement de BU

Le paramètre à modifier est :

Démarquez-vous

Quel que soit le cas, la façon dont vous racontez votre histoire en ligne peut faire toute la différence.

👉 Mettez-le à True.
De cette façon, l’utilisateur conserve ses rôles de sécurité après le transfert.

Comment appliquer ces paramètres ?

Deux méthodes sont possibles :

• Solution Microsoft : téléchargez et installez la solution OrgDBSettings depuis le site officiel.

• XrmToolBox : utilisez le plugin OrgDBSettings Editor, qui permet de rechercher et modifier facilement les paramètres.

Recommandations pratiques

• Toujours tester en bac à sable avant de modifier un paramètre.

• Documenter les choix : certains DSI préfèrent garder le comportement par défaut (suppression des rôles = sécurité renforcée).

• Communiquer avec les équipes métiers : un changement de BU ne doit pas bloquer la productivité des collaborateurs.

Conclusion

Un changement de Business Unit est un événement courant dans la vie d’une organisation.
Mais dans Dynamics 365, sans configuration adaptée, cela peut conduire à des pertes de rôles et à des déplacements massifs de données.

Heureusement, en ajustant simplement deux paramètres OrgDBSettings :

• AlwaysMoveRecordToOwnerBusinessUnit = False

• DoNotRemoveRolesOnChangeBusinessUnit = True

… vous gardez le contrôle et évitez des tracas à vos équipes.