Structurer la prospection et anticiper les marchés publics dans le secteur hospitalier avec Dynamics 365

Contexte et enjeux

Un éditeur de solutions dédiées au monde médical adresse des hôpitaux, CHU, hôpitaux locaux, EHPAD et groupements hospitaliers (GHT) sur l’ensemble du territoire français.

Historiquement, la connaissance du marché reposait fortement sur l’expertise individuelle de quelques personnes clés.

Résultat :

• manque de vision globale du territoire,

• établissements non couverts ou sous-exploités,

• difficultés à prioriser les efforts commerciaux,

• risques élevés d’oubli lors des renouvellements de marchés publics.

L’enjeu était clair :

• sortir l’information de la tête des gens pour la rendre collective, fiable et actionnable,

  tout en tenant compte des spécificités réglementaires du secteur public hospitalier.

Objectifs et indicateurs de succès

Le projet Dynamics 365 visait plusieurs objectifs structurants :

• Obtenir une vision claire et territorialisée des établissements de santé

• Structurer les Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT) comme axes de pilotage

• Identifier les “trous dans la raquette” commerciaux

• Anticiper les renouvellements de marchés publics

• Sécuriser le suivi des opportunités perdues ou à venir

Indicateurs clés mis en place

• % de GHT couverts commercialement

• Nombre de marchés publics en cours

• Nombre de marchés publics renouvelés à temps

• Répartition des ventes par type (direct, groupement d’achat, plateforme)

Description de la solution Dynamics 365 / Power Platform

La solution s’appuie sur

• Dynamics 365 Customer Engagement avec son module Sales, enrichi par des personnalisations Dataverse

• Des automatisations Power Automate,

• des reportings Power BI

Structuration des données établissements

Les données établissements proviennent de bases publiques de l’État (DREES, FINESS…) et sont intégrées dans la table Account, enrichie avec :

• Numéro FINESS

• FINESS EJ (Entité Juridique – identifiant juridique regroupant plusieurs établissements de santé)

• Type d’établissement (CHU, hôpital local, EHPAD…)

• Statut client direct ou indirect (plateforme / groupement d’achat)

Ces données sont complétées et mises à jour à partir de fichiers Excel clients, garantissant une base fiable et vivante.

D’habitude nous partons des données clients.

Ici nous sommes partis des bases de données de l’état en open data afin d’avoir l’exhaustivité des données, que nous avons complétés avec les données clients.

Pilotage par GHT

Un GHT est un Groupement Hospitalier de Territoire. Il est conçu pour servir la qualité, la sécurité et l’accessibilité aux soins hospitaliers. C’est la raison pour laquelle il est prévu que l’établissement support assure un certain nombre de fonctions supports pour le compte des autres établissements parties au GHT.

Parmi celles-ci figure la fonction achat.

Une table GHT spécifique a été créée, avec une relation 1 GHT → N Accounts.

Chaque GHT dispose d’indicateurs calculés automatiquement :

• Nombre total d’établissements

• Nombre de clients directs

• Nombre de clients indirects

Cette approche permet de cibler les GHT les moins équipés et d’orienter la prospection commerciale de manière factuelle.

Flux fonctionnels et techniques

Marketing et promotion (webinaires)

• Création de webinaires via Microsoft Teams

• Synchronisation automatique dans Dataverse (table Webinaire)

• Récupération des participants

• Création d’interactions (activités personnalisées)

• Déclenchement automatique d’actions de relance à J+2

• Campagnes email pilotées via Touchdown

Module Commerce

• Cycle de vente structuré : Opportunité → Devis → Commande

• Typologie des commandes :

  • Marché public

  • Marché privé

  • Plateforme d’achat

Module renouvellement de marchés publics

Un module spécifique détecte les marchés publics perdus et enregistre :

• la date prévisionnelle de renouvellement,

• des rappels automatiques,

• des tâches planifiées pour anticiper la remise en concurrence.

Diagramme de flux

Tables Dataverse principales

Résultats et bénéfices client

• Vision claire et partagée des GHT et du territoire

• Fin des dépendances à la connaissance individuelle

• Prospection mieux ciblée et priorisée

• Anticipation fiable des renouvellements de marchés publics

• Sécurisation du chiffre d’affaires public

« On voit enfin clair sur les GHT. »
« On n’oublie plus les renouvellements de marché. »
« La prospection est beaucoup mieux ciblée. »

Digitalisation de la Fiche Client : Une Révolution pour l'Ouverture de Compte

Projet de digitalisation de l’ouverture de compte client

Découvrez comment la digitalisation simplifie et accélère le processus d'ouverture de compte, offrant une expérience fluide pour vos commerciaux et vos clients.

Introduction

Dans le paysage commercial actuel, la rapidité et l'efficacité sont essentielles.

Ce document présente une solution innovante pour digitaliser la fiche client, transformant une tâche fastidieuse en un processus simple et rapide.

Nous allons présenter ici le résultat d'un projet de digitation d'ouverture de compte.

Notre client

Quelques informations sur notre client :

• En France, autour de Lyon

• Commerciaux itinérants : 3

• CA : 4M€

• Distributeur et monteur de pièces hydraulique et mécaniques pour camion, véhicules lourds et agricole

Avant la digitalisation

Fichier d’ouverture de compte rempli à la main

Avant la digitalisation du processus d'ouverture de compte, le parcours du prospect était souvent laborieux et source d'erreurs.

• Pour ouvrir un compte, le prospect devait d'abord imprimer un formulaire papier.

• Ce document était ensuite rempli manuellement,

  • Avec souvent des ratures, une écriture difficilement lisible.

• Une fois complété, le formulaire était rescanné pour être envoyé

  • Cette une étape qui pouvait altérer la qualité du document et compliquer le traitement en aval.

Ce circuit traditionnel était

• peu efficace,

• ralentissait la prise en charge du prospect,

• augmentait le risque d’informations incorrectes

• et compliquait la traçabilité des dossiers.

La digitalisation représente donc une étape essentielle pour simplifier, sécuriser et accélérer ce processus.

PROBLEMES DU PROCESSUS MANUEL

• Saisie de données sujettes aux erreurs.

• Délais prolongés pour l'ouverture de compte.

• Perte de documents physiques.

ESTIMATION DU TEMPS PERDU

• Retard et Oubli dans l'envoi de la procédure : 2 - 3 jours

• Collecte Manuelle et Relance prospect : 2 - 3 jours

• Déchiffrage et Saisie des Données : 2 heures

• Vérification Documents : 2 heures

• Création Compte et Contacts CRM : 10 minutes

Notre Solution

Voici notre solution.

Elle est composée :

• Une application mobile compagnon développée sur Power Apps pour un accès rapide aux commerciaux qui sont sur la route

• Une automatisation Power Automate afin d’envoyer la procédure, les fichiers et le formulaire en ligne au prospect

• Une automatisation Power Automate pour récupérer les éléments du formulaire rempli et l’inscrire dans le CRM Dynamics 365

Diagramme de flux du processus d’ouverture de compte digitalisé

Avantages de notre solution

L’Expérience Client : Le formulaire en ligne

Le prospect reçoit un e-mail personnalisé contenant un lien sécurisé vers un formulaire en ligne intuitif

Après la Digitalisation : Efficacité Maximale

Une fois le formulaire soumis, l'automatisation prend le relais pour un traitement instantané.

Impacts et Bénéfices Clés

Prix ?

Ahhh la fameuse question du prix :)

Bien sûr, tout est toujours relatif et dépend grandement de la demande spécifique.

Dans ce cas-ci, le besoin a été entièrement réalisé en 3 jours, ce qui témoigne d’une belle efficacité.