Structurer la prospection et anticiper les marchés publics dans le secteur hospitalier avec Dynamics 365
Contexte et enjeux
Un éditeur de solutions dédiées au monde médical adresse des hôpitaux, CHU, hôpitaux locaux, EHPAD et groupements hospitaliers (GHT) sur l’ensemble du territoire français.
Historiquement, la connaissance du marché reposait fortement sur l’expertise individuelle de quelques personnes clés.
Résultat :
manque de vision globale du territoire,
établissements non couverts ou sous-exploités,
difficultés à prioriser les efforts commerciaux,
risques élevés d’oubli lors des renouvellements de marchés publics.
L’enjeu était clair :
sortir l’information de la tête des gens pour la rendre collective, fiable et actionnable,
tout en tenant compte des spécificités réglementaires du secteur public hospitalier.
Objectifs et indicateurs de succès
Le projet Dynamics 365 visait plusieurs objectifs structurants :
Obtenir une vision claire et territorialisée des établissements de santé
Structurer les Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT) comme axes de pilotage
Identifier les “trous dans la raquette” commerciaux
Anticiper les renouvellements de marchés publics
Sécuriser le suivi des opportunités perdues ou à venir
Indicateurs clés mis en place
% de GHT couverts commercialement
Nombre de marchés publics en cours
Nombre de marchés publics renouvelés à temps
Répartition des ventes par type (direct, groupement d’achat, plateforme)
Description de la solution Dynamics 365 / Power Platform
La solution s’appuie sur
Dynamics 365 Customer Engagement avec son module Sales, enrichi par des personnalisations Dataverse
Des automatisations Power Automate,
des reportings Power BI
Structuration des données établissements
Les données établissements proviennent de bases publiques de l’État (DREES, FINESS…) et sont intégrées dans la table Account, enrichie avec :
Numéro FINESS
FINESS EJ (Entité Juridique – identifiant juridique regroupant plusieurs établissements de santé)
Type d’établissement (CHU, hôpital local, EHPAD…)
Statut client direct ou indirect (plateforme / groupement d’achat)
Ces données sont complétées et mises à jour à partir de fichiers Excel clients, garantissant une base fiable et vivante.
D’habitude nous partons des données clients.
Ici nous sommes partis des bases de données de l’état en open data afin d’avoir l’exhaustivité des données, que nous avons complétés avec les données clients.
Pilotage par GHT
Un GHT est un Groupement Hospitalier de Territoire. Il est conçu pour servir la qualité, la sécurité et l’accessibilité aux soins hospitaliers. C’est la raison pour laquelle il est prévu que l’établissement support assure un certain nombre de fonctions supports pour le compte des autres établissements parties au GHT.
Parmi celles-ci figure la fonction achat.
Une table GHT spécifique a été créée, avec une relation 1 GHT → N Accounts.
Chaque GHT dispose d’indicateurs calculés automatiquement :
Nombre total d’établissements
Nombre de clients directs
Nombre de clients indirects
Cette approche permet de cibler les GHT les moins équipés et d’orienter la prospection commerciale de manière factuelle.
Flux fonctionnels et techniques
Marketing et promotion (webinaires)
Création de webinaires via Microsoft Teams
Synchronisation automatique dans Dataverse (table Webinaire)
Récupération des participants
Création d’interactions (activités personnalisées)
Déclenchement automatique d’actions de relance à J+2
Campagnes email pilotées via Touchdown
Module Commerce
Cycle de vente structuré : Opportunité → Devis → Commande
Typologie des commandes :
Marché public
Marché privé
Plateforme d’achat
Module renouvellement de marchés publics
Un module spécifique détecte les marchés publics perdus et enregistre :
la date prévisionnelle de renouvellement,
des rappels automatiques,
des tâches planifiées pour anticiper la remise en concurrence.
Diagramme de flux
Tables Dataverse principales
Résultats et bénéfices client
Vision claire et partagée des GHT et du territoire
Fin des dépendances à la connaissance individuelle
Prospection mieux ciblée et priorisée
Anticipation fiable des renouvellements de marchés publics
Sécurisation du chiffre d’affaires public
« On voit enfin clair sur les GHT. »
« On n’oublie plus les renouvellements de marché. »
« La prospection est beaucoup mieux ciblée. »