ONDYNA x PARTNR.365 - La prise de commande client digitalisée, de l’email à SAGE 100
Ils recevaient 100 commandes par jour par email. Et les intégraient une à une dans Sage 100.
Ondyna, grossiste en robinetterie.
Trois gestionnaires ADV. Un même geste répété toute la journée : ouvrir le mail, classer le PDF, recopier dans l'ERP.
Nous avons automatisé le processus et connecté chaque outil.
Ondyna, un grossiste B2B qui traite ses commandes au fil de l'eau
Ondyna est grossiste en robinetterie. L'entreprise reçoit ses commandes clients par email, toute la journée, dans une boîte mail partagée.
Plus d'une centaine par jour.
Chaque commande devait être triée, classée, puis recopiée à la main dans leur ERP Sage 100.
Un fonctionnement courant dans la distribution B2B : ça tient debout, mais ça consomme du temps.
Et zéro traçabilité entre le mail reçu et la commande dans l'ERP.
Outlook, ZeenDoc, Sage. Trois outils. Aucun lien.
Le process tenait sur trois logiciels qui ne se parlaient pas. L'email arrivait dans Outlook. Le document était classé dans ZeenDoc. La commande était saisie à la main dans Sage 100. Entre chaque étape : un copier-coller, une recopie, un risque d'erreur.
ZeenDoc archivait correctement les documents. Mais il s'arrêtait là. Aucune remontée vers Sage, aucune vue d'ensemble sur ce qui était traité, en attente ou en retard, et aucun moyen de retrouver rapidement le mail d'origine d'une commande déjà saisie.
C'était un problème de flux.
Le document était bien rangé. Mais il restait coupé de l'ERP, et le travail de l'ADV restait entièrement manuel. La vraie douleur n'était pas « où est le PDF ». C'était « combien de fois faut-il ressaisir la même information avant qu'elle arrive dans Sage ».
Le mail devient une commande. Automatiquement.
Nous avons mis en place un outil de suivi des commandes sur Power Apps, branché sur les outils déjà en place. L'ADV continue de travailler dans sa messagerie : il glisse simplement les commandes dans un dossier dédié. À partir de là, tout s'enchaîne sans ressaisie.
L'email arrive, la commande se crée
Dès qu'un mail est déposé dans le dossier « Commandes », l'outil crée la fiche commande automatiquement. Le PDF est affiché directement dans la fiche, sans quitter l'application.
Le client est identifié, l'ADV affecté
L'outil reconnaît l'expéditeur grâce aux contacts synchronisés depuis l'ERP, rattache le bon compte client et oriente la commande vers le bon gestionnaire. Si le contact est inconnu, la commande part dans une file « à attribuer ».
Le document est archivé dans SharePoint
Un dossier par client, alimenté automatiquement. L'email et le PDF y sont déposés, et un lien direct figure sur la fiche commande. Fini la chasse au document.
Le client est tenu informé, sans intervention
Deux accusés automatiques : un à la réception de la demande, un à la prise en charge de la commande. Le client sait que son besoin est entre de bonnes mains, sans qu'un gestionnaire ait à écrire le moindre mail.
Nous n'avons pas remplacé Sage.
Nous avons créé le chaînon qui manquait entre l'email et l'ERP.
L'ERP reste le système de référence. Les comptes, les contacts et les affectations commerciales y sont lus, jamais écrasés. Ce qui a été fait pour Sage 100 se transpose à un ERP maison capable d'exposer ses données : la logique ne dépend pas de la marque du logiciel.
Le même volume de commandes. Une charge de travail divisée.
Avant
- Triple manipulation : Outlook, classement, Sage
- Recopie manuelle des références dans l'ERP
- Aucun lien entre le mail reçu et la commande Sage
- Aucune vue d'ensemble sur les commandes du jour
- Le client relance pour savoir où en est sa commande
Après
- L'email devient une fiche commande automatiquement
- Client identifié et ADV affecté sans saisie
- Chaque commande tracée du mail jusqu'à l'ERP
- Tableau de suivi : traité, en attente, par gestionnaire
- Le client est prévenu deux fois, automatiquement
Du temps rendu aux équipes, de la visibilité pour piloter.
gagnées chaque jour, par ADV
Soit 6 heures par jour récupérées sur une équipe de 3 gestionnaires. Du temps repris sur la saisie mécanique, redonné au traitement réel des commandes.
accusés envoyés sans effort
Un à la réception, un à la prise en charge. Le client est rassuré automatiquement, et les relances « où en est ma commande » ont vocation à diminuer.
types de commande pilotés
Des statistiques claires par classement, semaine après semaine, ce qu'aucun classement documentaire seul ne donnait.
On faisait le travail deux fois sans s'en rendre compte. Aujourd'hui la commande arrive, elle est déjà dans l'outil, déjà rattachée au bon client. On a récupéré près de deux heures par jour et par personne, et on sait enfin où on en est sur la journée.
Pas de big bang. Pas d'usine à gaz.
Nous n'avons rien cassé du jour au lendemain. Les équipes ont continué à travailler dans Outlook, là où elles avaient leurs repères. Nous avons livré une première version rapidement, puis ajusté avec les retours du terrain avant d'aller plus loin.
Une première version utile en quelques semaines
Le socle de suivi et l'intégration ERP, mis entre les mains des ADV pour un usage réel, pas une démo.
Formation live, sur les vraies commandes
Les gestionnaires ont pris l'outil en main sur leur propre flux, pas sur un jeu de données fictif. L'adoption suit.
Ajuster avec les retours du terrain
Ergonomie, règles de détection, cas particuliers. On affine ce qui sert vraiment avant d'ajouter de nouvelles briques.
Une étape à la fois. L'automatisation arrive quand les bases sont posées.
La digitalisation ne s'arrête pas au suivi. La suite ajoute de l'automatisation, dans le bon ordre : process et données d'abord, intelligence ensuite.
Nous ne vendons pas d'IA sur des bases bancales.
D'abord le process et les données. L'intelligence vient après.
Le même problème dans toute la distribution B2B
Ondyna est grossiste en robinetterie. Mais le problème que nous avons résolu n'a rien de spécifique à la robinetterie. Il touche tout distributeur ou grossiste B2B qui reçoit ses commandes par email et les ressaisit à la main dans son ERP.
Que vous distribuiez du sanitaire, du CVC, du matériel électrique, des fournitures industrielles, de l'agroalimentaire ou des pièces détachées, le geste est le même : ouvrir le mail, classer le document, recopier dans l'ERP. Et la perte de temps est la même.
La logique ne dépend ni de votre catalogue, ni de la marque de votre ERP. Nous l'avons branchée sur Sage 100 chez Ondyna. Nous la branchons aussi bien sur un ERP maison capable d'exposer ses données.
Vous êtes distributeur ou grossiste B2B ?
Des commandes qui arrivent par mail, ressaisies à la main dans votre ERP. Aucune visibilité sur ce qui est traité ou en attente. Si c'est votre quotidien, on peut en parler.
Parlons de votre prise de commande →Pas d'engagement. Juste un état des lieux honnête de ce qui est automatisable chez vous.