Ouverture de compte digitalisée : Power Apps + Power Automate + Dynamics 365
Un circuit d'ouverture de compte manuel, entre le CRM et l'ERP.
Un distributeur de pièces hydrauliques et mécaniques basé en région lyonnaise. Trois commerciaux itinérants qui visitent des garagistes, des agriculteurs, des gestionnaires de flottes de poids lourds. Un CA de 4 M€.
Chaque nouveau client passe par une ouverture de compte : vérification SIRET, collecte des CGV signées, KBIS, RIB. Sans ça, pas de compte, pas de commandes.
Le problème : tout ce circuit était manuel, éparpillé entre les emails du commercial, le scanner du bureau, les fichiers de l'ADV. Sage 100, en bout de chaîne, était alimenté à la main.
Avant : 5 à 8 jours perdus, et une double saisie systématique
Le formulaire papier : rempli à la main, rescané, envoyé par email.
- Le commercial repart sans rien collecter : il n'a pas le formulaire sur lui
- Le prospect imprime, remplit à la main, rescanne et renvoie
- L'ADV déchiffre l'écriture et ressaisit manuellement dans Dynamics 365 CRM
- L'ADV ressaisit une deuxième fois dans Sage 100 : même donnée, deux saisies
- KBIS, RIB et CGV arrivent en pièces jointes éparpillées dans les emails
Ce n'est pas un problème de rigueur des équipes.
C'est un problème de processus, et de modèle de données.
Estimation du temps perdu par ouverture de compte
| Étape | Délai moyen |
|---|---|
| Retard et oubli dans l'envoi du formulaire | 2 à 3 jours |
| Collecte manuelle et relance prospect | 2 à 3 jours |
| Déchiffrage et saisie dans Dynamics 365 | 2 heures |
| Ressaisie dans Sage 100 | 1 heure |
| Vérification des documents | 2 heures |
| Total par ouverture de compte | 5 à 8 jours |
Power Apps + Formester + Power Automate + Dynamics 365 + Sage 100
PARTNR.365 a conçu et déployé un flux en cinq composants enchaînés, opérationnel en 3 jours. Une seule soumission de formulaire alimente à la fois le CRM et l'ERP. Sans ressaisie.
Le flux étape par étape
Le commercial déclenche l'ouverture depuis son téléphone
Directement chez le prospect, il saisit deux informations dans l'application : le nom de l'entreprise et l'adresse email du contact. C'est tout. Le reste est automatique.
Un email personnalisé part automatiquement vers le prospect
Power Automate génère et envoie un email avec le nom de l'entreprise et un lien direct vers le formulaire Formester. Zéro intervention humaine entre la saisie dans Power Apps et l'email reçu.
Le prospect remplit son dossier en ligne, depuis son téléphone
Formester est un outil de création de formulaires disponible en version gratuite. Le formulaire est mobile-friendly et guidé : SIRET, TVA, contacts, upload du KBIS, RIB, CGV signées. Les documents à signer sont directement accessibles dans le formulaire.
La soumission déclenche Power Automate instantanément
Dès que le prospect clique sur "Envoyer", Formester pousse les données via webhook vers Power Automate. Pas de polling, pas de délai. Le flux se déclenche avec toutes les informations et pièces jointes collectées.
Le compte et les contacts sont créés dans le CRM
Power Automate crée la fiche Compte dans Dynamics 365, rattache les contacts, et attache les documents (KBIS, RIB, CGV) directement à l'enregistrement. Le commercial reçoit une notification instantanée.
Le client est créé simultanément dans Sage 100 via procédure stockée
Dans le même flux Power Automate, un connecteur SQL appelle une procédure stockée directement sur la base de données Sage 100. Le tiers client est créé sans intervention humaine, avec les mêmes données que le CRM. Zéro ressaisie, zéro désynchronisation.
Du déclenchement mobile au compte créé dans Dynamics 365 et Sage 100. Sans ressaisie.
L'intégration Sage 100 : le vrai gain opérationnel
La plupart des projets de digitalisation s'arrêtent au CRM. Les données arrivent proprement dans Dynamics 365. L'ADV ressaisit ensuite dans l'ERP. Le problème de double saisie est déplacé, pas résolu.
Pattern : Power Automate → Procédure stockée SQL → Sage 100
Sage 100 repose sur une base de données SQL Server. Power Automate dispose d'un connecteur SQL natif qui permet d'appeler une procédure stockée directement sur cette base.
La logique de création du tiers reste dans la procédure stockée côté Sage : c'est le bon endroit pour ça. Power Automate n'a qu'un rôle de déclencheur : il passe les données collectées dans Formester, la procédure fait le reste.
Ce pattern ne nécessite pas de connecteur natif Sage (souvent absent ou limité selon la version). Il fonctionne avec toutes les versions de Sage 100 qui s'appuient sur SQL Server.
Une seule source de vérité
CRM et ERP sont alimentés par la même soumission, avec les mêmes données. Pas de désynchronisation possible.
Logique métier préservée
La procédure stockée porte les règles de gestion Sage. Power Automate ne touche pas aux tables directement. Il délègue à la couche applicative.
Pas de middleware tiers
Le connecteur SQL Power Automate suffit, inclus dans les licences standard. Pas de plateforme d'intégration supplémentaire à maintenir.
En chiffres
- Compte ouvert le jour même de la visite : le cycle de vente raccourci d'une semaine
- CRM et ERP synchronisés dès la création : l'ADV n'intervient plus dans le circuit d'ouverture
- Zéro perte de document : KBIS, RIB et CGV signées attachés à la fiche compte dans Dynamics 365
- Image professionnelle : le prospect reçoit un formulaire guidé, mobile-friendly. Pas un PDF à imprimer.
Ce qu'on nous demande souvent sur ce type de projet
Comment Power Automate se connecte-t-il à Sage 100 ?
Via le connecteur SQL Server natif de Power Automate. Sage 100 repose sur SQL Server. Power Automate appelle directement une procédure stockée sur cette base. Pas de connecteur natif Sage requis, pas de middleware tiers. Ce pattern fonctionne avec toutes les versions de Sage 100 en production sur SQL Server.
Pourquoi passer par une procédure stockée plutôt qu'écrire directement en base Sage ?
Écrire directement dans les tables Sage contourne la logique applicative : c'est risqué et non supporté par l'éditeur. La procédure stockée porte les règles de gestion Sage (numérotation du tiers, comptes comptables, paramètres de facturation). Power Automate déclenche la procédure et passe les données : la création du tiers reste pilotée par Sage.
Qu'est-ce que Formester et pourquoi cet outil ?
Formester est un outil de création de formulaires en ligne disponible en version gratuite. Il permet l'upload de documents, la personnalisation des champs, et dispose d'une notification webhook native, indispensable pour déclencher Power Automate à la soumission. Aucune licence n'est requise pour les répondants (ici le prospect).
Quelles licences Microsoft sont nécessaires ?
Power Apps (licence par application ou par utilisateur), Power Automate avec le connecteur SQL Server (inclus dans Microsoft 365 Business Premium ou en licence dédiée), et Dynamics 365 Sales. Le formulaire Formester ne nécessite pas de licence côté prospect.
Ce pattern CRM + Sage 100 s'applique-t-il à d'autres processus ?
Oui. Le même socle (Power Automate + connecteur SQL + procédure stockée Sage) s'applique à d'autres flux : création de commande, mise à jour de tarif, clôture d'opportunité déclenchant un devis Sage. Dès qu'un événement CRM doit écrire dans Sage 100, ce pattern est applicable. Nos plans d'accompagnement couvrent ce type d'intégration.
Combien de temps prend ce type de projet ?
Ce projet a été réalisé en 3 jours : configuration Power Apps, deux flux Power Automate, création du formulaire Formester, connexion SQL à Sage 100 et tests de validation. La durée varie selon la complexité de la procédure stockée Sage et le nombre de champs à mapper.
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